Държавата променя правилата като кара търговците да отчитат електронните си магазини пред НАП.
През октомври миналата година беше изменена Наредба Н-18/2006, която вече носи изчерпателното име „Наредба Н-18 от 13-ти декември 2006 година за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин“. Нововъведенията обаче създават главоболия на търговците, които имат срок до 31 март за регистрираните по Закона за данък добавена стойност и до 30 юни 2019 за нерегистрираните, да сменят или пренастроят своите фискални устройства и софтуер за управление на продажбите. По данни на Българската стопанска камара (БСК) около две трети от компаниите няма да успеят да се вместят в предвидените срокове. От браншове като туристическия, в който се използват предимно резервационни системи на мултинационални компании, твърдят, че някои от текстовете са неприложими за бизнеса им. С оглед притесненията на търговците и наближаващите срокове за привеждане в съответствие, е необходимо да изясним какви точно промени се налага да извърши бизнеса във връзка с тези изменения.
Кого засягат промените?
Всички фирми в страната, които използват касови апарати, софтуер за управление на продажбите или електронен магазин трябва да отговарят на предвидените в Наредба Н-18/2006 изисквания. По предварителни оценки на НАП, за да бъдат приведени в съответствие, около половината използвани фискални устройства ще могат да се пренастроят софтуерно, а останалите ще трябва да бъдат изцяло сменени.
Кои са най-важните промени за бизнеса?
Основната промяна е въведеното изискване при използване на софтуер за управление на продажбите той задължително да бъде свързан със и да управлява всички въведени в експлоатация финансови устройства в търговския обект. Това означава, че не се допуска продажбите да се отразяват в софтуера, вкл. чрез него да се издават фактури, но фискалният бон да бъде издаван от друго, несвързано устройство. Въвежда се и забрана за бизнеса да използва софтуер, който не е включен в публичния списък на одобрените софтуери за управление на продажби в търговските обекти към НАП.
Именно затова всеки търговец следва да се свърже с производителите на касовите апарати, които използва, както и обслужващите ги сервизи, за да разбере какви софтуерни и/или хардуерни промени са необходими.
Също така, информацията за продажби във всеки електронен магазин трябва да се съхранява до 10 години след извършване на продажбата, да може да се експортира и предава на НАП при поискване.
Измененията предвиждат още прекратяване на практиката за издаване на служебни бонове при извършване на продажби и за направени клиентски поръчки. Не се допуска и предоставянето на документ за текуща сума по сметка, наподобяващ визуално или по съдържание на фискален, системен или служебен бон.
Изисквания към лицата, които използват софтуер за управление на продажбите в търговски обект
По смисъла на Наредба № Н-18/2006 г. и ЗДДС:
„Софтуер за управление на продажби в търговски обект“ е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон. (§ 1, т. 84 от ДР на ЗДДС)
„Управление на продажбите“ чрез използване на софтуер„е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане (§1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г.)
Това означава, че ако в даден търговски обект се използва софтуер, чрез който се регистрират всички извършвани продажби т.е. в него се въвежда, автоматизирано се обработва и се съхранява в база данни информация за всяка продажба – количество, вид и продажна цена стоките/услугите, и се отразява тяхното предоставяне/заплащане, биха били налице всички изисквания за софтуер за управление на продажби. Той ще бъде такъв по смисъла на ЗДДС, обаче само ако за търговеца съществува задължение за издаване на фискален бон съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. Във всеки един случай, в който съществува такова задължение и когато въвеждането на информация за продажби се осъществява чрез използването на компютърна програма, търговецът използва софтуер за управление на продажби в търговски обект.
В България най-разпространени са базовите системи за управление на търговска дейност (“складови програми”), които служат за обработка на ежедневна информация, справки и издаване на документи. Те обикновено нямат счетоводен модул, като данъчната отчетност на фирмата се извършва от отделни “счетоводни програми”. Друг е подходът при интегрираните системи и системите за единно планиране на ресурсите на предприятието. При тях е характерна интеграция на софтуерните продукти, която се налага при нарастване на обемите на дейността на компаниите. Системите за единно планиране (ERP) са най-високият клас софтуер. За разлика от интегрираните системи, те позволяват единно планиране и контрол на изпълнението и се използват за цялостно обслужване на корпорациите.
Без значение от характера на използваната система обаче, търговците следва да се свържат с производителя или разпространителя на софтуера, за да установят дали той спазва изискванията на Наредба Н-18/2006.
Лицата, които използват софтуер за управление на продажби в търговския си обект трябва в срок до 7 дни от инсталирането му да подадат информация по електронен път с квалифициран електронен подпис. Това става чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, съгласно приложение № 32 към чл.52з, ал.1 от Наредба Н-18/2006. Ако имат задължение за издаване на фискален бон, те могат да използват само софтуер, който отговаря на посочените в приложение 29 към чл.52а изисквания и който задължително управлява всички фискални устройства в обекта. Лицата, които използват софтуера нямат право без оторизация от производителя или разпространителя на софтуера да променят функционалността му или да добавят външни модули. А създаваната от софтуера база данни може да бъде съхранявана само на територията на Република България или на държава-членка на Европейския съюз.
Въвеждат се редица изисквания във връзка с проверките от контролните органи на НАП. Лицата са длъжни да осигурят на контролните органи достъп до всички устройства, които работят с използвания софтуер за управление на продажби (сървъри, работни станции и т.н.). В софтуера трябва да има специален конфигуриран одиторски профил, до който НАП да има достъп при проверка. Освен това лицата носят отговорност за целостта и интегритета на съхраняваната база данни (както текущата, така и архивираните копия) и за съхранението й в необходимите срокове. При поискване трябва да бъде осигурен достъп на НАП до тази информация с възможност за експорт и копиране през потребителския интерфейс на софтуера. Същите изисквания важат и за информацията, създавана чрез други софтуери или модули на информационни системи, ако работата на използвания от търговеца софтуер е свързана с тях.
Изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин
Кога едно лице извършва продажба чрез електронен магазин по смисъла на Наредба Н-18/2006? – ако извършва продажба на стоки или услуги чрез електронен магазин, независимо дали използва собствен домейн, нает домейн или домейн на друго лице, предоставящо платформа за извършване на продажби в интернет.
“Електронен магазин” е интернет-сайт, чрез който се извършва продажба на стоки/услуги чрез сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите и който има вградена функционалност за избор, включване и изключване на стоки/услуги в потребителска кошница, за въвеждане на информация за купувача, адреса на доставка и за избор на метод за плащане (§ 1, т. 87 от ДР на ЗДДС).
Класически примери за електронни магазини са сайтове от вида на Amazon, ebay, Booking.com, foodpanda и много други.
Преди да започнат дейност, тези лица трябва да подадат информация по електронен път с квалифициран електронен подпис чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, съгласно приложение № 33 от наредбата. Когато лицето има собствен или нает електронен магазин, то е длъжно да предостави също така данни за собственика на домейна и доставчика на хостинг услугата. Тази информация се подава по отделно за всеки електронен магазин, чрез който лицето извършва продажби.
За тези лица има задължение да съхраняват създаваната чрез софтуера на електронния магазин информация и да осигуряват достъп до нея, при поискване от органите по приходите, с възможност за експорт и копиране на данни. Сроковете за съхранение, както за информацията, създавана от софтуера на електронния магазин, така и за базите данни от софтуера за управление на продажби, са по чл. 38 ал. 1 ДОПК. Счетоводните регистри и финансовите отчети следва да се съхраняват 10 години, а документите за данъчно-осигурителния контрол – 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани.
Ако тези лица използват в дейността си софтуер за управление на продажби, то за тях важат всички изисквания, разгледани в предходния раздел.
Заключение
Широките понятия, въведени в ЗДДС и Наредба №Н-18/2006 г., за софтуер за управление на продажби и извършване на продажби през електронен магазин означават, че голяма част от бизнеса ще бъде засегнат от измененията. По проучване на НАП между 50 и 75% от всички регистрирани по ДДС компании в България ползват не само касови устройства, но и софтуер, който ги управлява. А броят на фискалните устройства, които се налага да бъдат препрограмирани или сменени е около 170 хиляди. Това, което представлява по-голямо притеснение за бизнеса обаче е, че много фирми ще се наложи не само да подменят използвания софтуер, но да въведат промени и в бизнес модела си.
Все още не е известно дали ще бъде предвидено удължаване на сроковете за привеждане в съответствие, а притесненията на търговците дали ще успеят изобщо да отговорят на изискванията са сериозни. Докато някои от браншовите представители твърдят, че предвидените в наредбата задължения са неясни и нецелесъобразни, то други изказват сериозни опасения относно защитата на личните данни, поради въведените изисквания за предоставяне на цялата база данни на НАП при проверка и свързването на софтуера за управление на продажби с касовите апарати. Въведените промени обаче не засягат само търговците, които използват софтуер и финансови устройства в търговската си дейност, а и самите производители и разпространители на софтуера за управление на продажби – изискванията към тях може да видите във втората част на статията.
