През октомври миналата година беше изменена Наредба Н-18/2006г., към която вече са включени два нови раздела с изисквания към софтуерите за управление на продажби в търговски обекти (СУПТО) и към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (ЕМ). Новите задължения за ЕМ са в сила от 29 декември 2018г., а лицата, които извършват продажби чрез ЕМ трябва да подадат информация за това до 29 март 2019г. Затова e важно да знаем какво трябва да направим, за да приведем бизнеса си в съответствие.
Кога имаме СУПТО и кога – ЕМ:
На първо място да разграничим тези 2 понятия, тъй като Наредбата предвижда сериозни изисквания за ползвателите и операторите на СУПТО. Софтуерите трябва да отговарят на редица изисквания на НАП и да бъдат включени в специален списък към агенцията. При това, ако един търговец използва СУПТО, то всички финансови устройства в търговския му обект трябва да бъдат свързани с него.
СУПТО имаме при продажби, които се извършват на място в търговския обект при търговеца и за които се дължи издаване на касов бон. Например – системи за въвеждане на продажби чрез бар код, системи за отчитане на заредено гориво в бензиностанция и т.н.
ЕМ е също информационна система, но тя се отнася за управление на продажби от дистанция.
Какво е електронен магазин (ЕМ)?
Според т.87 от ДР на ЗДДС, “Електронен магазин” е интернет-сайт, чрез който се извършва продажба на стоки/услуги чрез сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите и който има вградена функционалност за избор, включване и изключване на стоки/услуги в потребителска кошница, за въвеждане на информация за купувача, адреса на доставка и за избор на метод за плащане“
С други думи казано, за да може една информационна система да се нарече „Електронен магазин“, тя трябва да притежава следните качества:
- Интернет сайт
Ако не е интернет сайт, а да кажем – електронно offline приспособление за отчитане на продажби (напр. екселска таблица за продажбите), не е ЕМ. Съгласно Наредба Н-18/2006г., домейнът може да е ваш (ваш корпоративен сайт) или чужд – по-голяма платформа, която е ЕМ и чрез която продавате услугите си (напр. продавате изработени от вас аксесоари през etsy.com).
- Чрез който се извършват продажби от разстояние.
Същественото е, че за да бъде един сайт ЕМ, е необходимо продажбата да бъде осъществена през него, а не при допълнително договаряне между страните. Затова сайтове като OLX и bazar.bg не са ЕМ, тъй като те са платформи за обяви – самите продажби се осъществяват при договаряне между страните извън „територията“ на сайта.
- ЕМ трябва да предоставя необходимите функционалности за сключване на договора.
Сайтове като Amazon.com, Foodpanda.bg и Grabo.bg, от друга страна, са класически примери за ЕМ. При тях, ако посетител иска да купи даден продукт, той го включва в „потребителската си кошница“, дава необходимите данни (в общия случай това са: име и фамилия, имейл или телефон за връзка, адрес на доставка, начин на плащане) и избира метод на плащане. С потвърждаването през сайта, че поръчката е направена, договорът за продажба от разстояние е сключен.
Операции за обработка на данните
За всички лица, които извършват продажби чрез ЕМ, Наредба Н-18/2006г. въвежда нови изисквания, свързани със съхранението на данни. Предвидени са няколко операции за обработка, които следва да бъдат отразени в политиките и процедурите за защита на данните.
- Първоначално събиране на данни от НАП
На първо място, всички лица, които извършват продажби чрез ЕМ, трябва да подадат по електронен път в НАП актуална информация за дейността си. Търговците, които продават през ЕМ преди влизането в сила на новите правила, трябва да декларират срок до 29 март 2019г. данни относно ЕМ, собственика на домейна, доставчика на хостинг услуги и лицата, които осъществяват техническата поддръжка на сайта. Освен това се дава информация за това къде се съхранява базата данни на софтуера на ЕМ.
- Срокове за съхранение на данни от ЕМ
Наредбата предвижда съхраняването на цялата информация, създавана от софтуера на електронния магазин, като тя обхваща както текущата база данни, така и архивните ѝ копия. По отношение на срока за съхранение чл.52н от Наредбата определя прилагането на сроковете по чл.38, ал.1 ДОПК. Това означава, че всички данни, събирани за купувачите и осъществените през ЕМ продажби, трябва да бъдат задължително съхранявани в срок до 5 години след изтичане на давностния срок за съответното публично задължение, което пораждат. Освен ако по закон не е предвиден по-дълъг срок (напр. за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети срокът е 10 години).
- Последващо събиране на данни при проверки
Според наредбата, тази информация не само трябва да бъде съхранявана в срок, но и при проверка на НАП да бъде предадена на контролните органи. За бъде това възможно, информацията от ЕМ трябва да се съхранява във вид, който позволява експорт и копиране на базата данни във всеки момент. Това изискване важи за лицата, които продават стоки и услуги през чужда платформа-ЕМ. За да могат те да го изпълнят обаче, самата платформа трябва да позволява на отделния търговец да извлече база данни с цялата информация за осъществените от него продажби в необходимия вид.
