През октомври миналата година беше изменена Наредба Н-18/2006г., към която вече са включени два нови раздела с изисквания към софтуерите за управление на продажби в търговски обекти (СУПТО) и към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (ЕМ). Новите задължения за ЕМ са в сила от 29 декември 2018г., а лицата, които извършват продажби чрез ЕМ трябва да подадат информация за това до 29 март 2019г. Затова e важно да знаем какво трябва да направим, за да приведем бизнеса си в съответствие.

Кога имаме СУПТО и кога – ЕМ:

На първо място да разграничим тези 2 понятия, тъй като Наредбата предвижда сериозни изисквания за ползвателите и операторите на СУПТО. Софтуерите трябва да отговарят на редица изисквания на НАП и да бъдат включени в специален списък към агенцията. При това, ако един търговец използва СУПТО, то всички финансови устройства в търговския му обект трябва да бъдат свързани с него.

СУПТО имаме при продажби, които се извършват на място в търговския обект при търговеца и за които се дължи издаване на касов бон. Например – системи за въвеждане на продажби чрез бар код, системи за отчитане на заредено гориво в бензиностанция и т.н.

ЕМ е също информационна система, но тя се отнася за управление на продажби от дистанция.

Какво е електронен магазин (ЕМ)?

Според т.87 от ДР на ЗДДС, „Електронен магазин“ е интернет-сайт, чрез който се извършва продажба на стоки/услуги чрез сключване на договор от разстояние по чл. 45 от Закона за защита на потребителите и който има вградена функционалност за избор, включване и изключване на стоки/услуги в потребителска кошница, за въвеждане на информация за купувача, адреса на доставка и за избор на метод за плащане“

С други думи казано, за да може една информационна система да се нарече „Електронен магазин“, тя трябва да притежава следните качества:

  1. Интернет сайт

Ако не е интернет сайт, а да кажем – електронно offline приспособление за отчитане на продажби (напр. екселска таблица за продажбите), не е ЕМ. Съгласно Наредба Н-18/2006г., домейнът може да е ваш (ваш корпоративен сайт) или чужд – по-голяма платформа, която е ЕМ и чрез която продавате услугите си (напр. продавате изработени от вас аксесоари през etsy.com).

  1. Чрез който се извършват продажби от разстояние.

Същественото е, че за да бъде един сайт ЕМ, е необходимо продажбата да бъде осъществена през него, а не при допълнително договаряне между страните. Затова сайтове като OLX и bazar.bg не са ЕМ, тъй като те са платформи за обяви – самите продажби се осъществяват при договаряне между страните извън „територията“ на сайта.

  1. ЕМ трябва да предоставя необходимите функционалности за сключване на договора.

Сайтове като Amazon.com, Foodpanda.bg и Grabo.bg, от друга страна, са класически примери за ЕМ. При тях, ако посетител иска да купи даден продукт, той го включва в „потребителската си кошница“, дава необходимите данни (в общия случай това са: име и фамилия, имейл или телефон за връзка, адрес на доставка, начин на плащане) и избира метод на плащане. С потвърждаването през сайта, че поръчката е направена, договорът за продажба от разстояние е сключен.

Операции за обработка на данните

За всички лица, които извършват продажби чрез ЕМ, Наредба Н-18/2006г. въвежда нови изисквания, свързани със съхранението на данни. Предвидени са няколко операции за обработка, които следва да бъдат отразени в политиките и процедурите за защита на данните.

  1. Първоначално събиране на данни от НАП

На първо място, всички лица, които извършват продажби чрез ЕМ, трябва да подадат по електронен път в НАП актуална информация за дейността си. Търговците, които продават през ЕМ преди влизането в сила на новите правила, трябва да декларират срок до 29 март 2019г. данни относно ЕМ, собственика на домейна, доставчика на хостинг услуги и лицата, които осъществяват техническата поддръжка на сайта. Освен това се дава информация за това къде се съхранява базата данни на софтуера на ЕМ.

  1. Срокове за съхранение на данни от ЕМ

Наредбата предвижда съхраняването на цялата информация, създавана от софтуера на електронния магазин, като тя обхваща както текущата база данни, така и архивните ѝ копия. По отношение на срока за съхранение чл.52н от Наредбата определя прилагането на сроковете по чл.38, ал.1 ДОПК. Това означава, че всички данни, събирани за купувачите и осъществените през ЕМ продажби, трябва да бъдат задължително съхранявани в срок до 5 години след изтичане на давностния срок за съответното публично задължение, което пораждат. Освен ако по закон не е предвиден по-дълъг срок (напр. за съхранение на счетоводни регистри и финансови отчети срокът е 10 години).

  1. Последващо събиране на данни при проверки

Според наредбата, тази информация не само трябва да бъде съхранявана в срок, но и при проверка на НАП да бъде предадена на контролните органи. За бъде това възможно, информацията от ЕМ трябва да се съхранява във вид, който позволява експорт и копиране на базата данни във всеки момент. Това изискване важи за лицата, които продават стоки и услуги през чужда платформа-ЕМ. За да могат те да го изпълнят обаче, самата платформа трябва да позволява на отделния търговец да извлече база данни с цялата информация за осъществените от него продажби в необходимия вид.

© 2019 Linx.bg

logo-footer