Законът дава възможност, не създава задължение. Но възможността идва с изисквания, които се проверяват от Инспекцията по труда.

Изпратили сте заповед за прекратяване на трудовия договор на Ваш служител по имейл и служителят е отговорил с едно „получена”. Шест месеца по-късно същият служител твърди пред съда, че такава заповед не е получавал и спорът опира до това дали имейлът изобщо значи нещо.

Междувременно счетоводството пита може ли трудовите договори да се подписват електронно, а от отдела по човешки ресурси ви казват, че за това трябвала система с времеви печати и двуфакторна идентификация – неща, които никой във фирмата не е купувал.

Какво действително изисква законът?

Въвеждането на електронно трудово досие е право на работодателя, а не негово задължение и точно оттам идва недоразумението. Срещу разпространеното схващане, че електронната комуникация със служителите изисква изградена специална информационна система, твърдим, че изграждането ѝ е избор на работодателя, а размяната на изявления по имейл има правно значение и без нея.

В следващите редове разглеждаме кои изисквания стават задължителни, ако решите да въведете електронно трудово досие, какво трябва да пише в правилника за вътрешния трудов ред и какво получавате в съда срещу тази инвестиция.

Задължително ли е електронното трудово досие?

Не е. Изграждането на информационна система за електронно трудово досие е правна възможност по чл. 128б, ал. 3 от Кодекса на труда и по Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, приета с ПМС № 71 от 10.05.2018 г. Работодателят преценява сам дали да продължи с хартиените досиета, или да мине към електронна форма. Никаква санкция не следва от това, че сте останали на хартия.

Бизнес причините да се мине към електронна форма могат да са различни, но основните са три. Първата е разходът: отпадат хартията, консумативите и физическото пространство за архив, а административната тежест намалява. Втората е оперативната: обменът на документи става в реално време, което тежи най-много при работа от разстояние и при обекти в няколко града. Третата причина е доказателствена и рядко попада в презентацията пред управлението, когато то взема решения за въвеждане на електронна система, а всъщност може да има решаваща роля при трудов спор.

Какво купувате в действителност: облекчено доказване

Когато системата отговаря на изискванията на Наредбата и връчването минава през услуга за електронна препоръчана поща („electronic registered delivery service”), работодателят има на разположение по-сигурни доказателства относно редица правно значими обстоятелства.

Самата услуга създава три отделни доказателства: за изпращане („proof of sending”), за получаване („proof of receipt”) и за неизменност („proof of integrity”). Първото фиксира момента, в който изявлението напуска информационната система на автора. Второто дава на двете страни доказателство за момента на получаването. Третото удостоверява, че съобщението е пристигнало непокътнато.

В допълнение работодателят може да се ползва и от презумпцията по член 41, пар. 2 от Регламент (ЕС) 910/2014, известен като eIDAS, относно правната сила на квалифицирания електронен времеви печат. Той удостоверява, първо, точността на указаните от него дата и час и, второ, целостта на данните, с които са обвързани датата и часът. Това значи, че работодателят се освобождава от задължението да доказва тези обстоятелства при позоваване на тях в трудов спор, стига да е спазил изискванията на Наредбата и съответното действие в системата да е удостоверено с квалифициран електронен времеви печат.

Въвеждането на електронно трудово досие активира шест изисквания

Изборът да въведете електронно трудово досие активира императивни изисквания:

1. Сигурност на достъпа. Работодателят внедрява двуфакторна идентификация – потвърждаване на самоличността на работещия през второ устройство или през втори канал, различен от този, по който се осъществява самият достъп. Служителят получава постоянен и безплатен достъп до своите електронни документи. Системата задължително поддържа историческа справка за всички операции и движения на документи, като нейните функционални характеристики не позволяват промяна на факта на постъпването им и/или тяхната поредност и осигуряват интегритета на данните.
2. Удостоверяване на времето. Всяко действие в системата носи квалифициран електронен времеви печат по смисъла на eIDAS. Той отчита момента на настъпване на факта с точност до година, дата, час, минута и секунда, а трето лице може да го провери, без да разчита на вашата дума.
3. Електронни подписи. Всички документи, които създава работодателят, се подписват с квалифициран електронен подпис (КЕП) – най-високата степен на електронен подпис, който по закон е равен на саморъчния. За служителя видът на подписа се договаря и се посочва в правилника за вътрешния трудов ред. Ако работодателят изисква КЕП и от него, длъжен е да осигури механизма за подписване за своя сметка.
4. Връчване и потвърждаване. Изявленията се връчват чрез услугата за електронна препоръчана поща, която осигурява трите нива на доказване, изяснени по-горе. Когато служителят пише на работодателя, работодателят връща разписка за получаване, която съдържа регистрационен номер, час и дата на получаването.
5. Изрично съгласие. Работодателят трябва да разполага с изрично писмено съгласие на служителя да бъде адресат на електронни изявления по трудовото правоотношение. То може да е в трудовия договор, в допълнително споразумение или в отделна декларация, преди, едновременно или след възникването на правоотношението, и може да се оттегли по всяко време.
6. Дигитализация на хартиените документи. Работодателят не може да откаже хартиен документ. Може да го включи в досието чрез сканиране, като пълното съответствие на електронния образ с оригинала се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането.

Всички разходи за изграждането, поддръжката и обучението на персонала са изцяло за сметка на работодателя.

Какво трябва да пише в правилника за вътрешния трудов ред?

Правилникът за вътрешния трудов ред е документът, който легитимира системата. Според чл. 3 и чл. 6, ал. 2 от Наредбата в него влизат три задължителни елемента.

1. Видът на електронните документи: изрично изброяване кои документи от трудовото досие ще се създават и съхраняват електронно – напр. трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за отпуск, длъжностни характеристики.
2. Видът на електронния подпис на служителя: обикновен, усъвършенстван или квалифициран, посочен конкретно.
3. Процедурата по уведомяване: редът и начинът, по който работодателят уведомява служителите за въвеждането на системата и за създаването на нови документи в нея.

Отвъд задължителния минимум има три клаузи, които си струва да намерят място в правилника, защото всяка от тях би могла да бъде полезна при спор.

Първата дефинира и легитимира самата информационна система: правилникът посочва конкретно избраната система и как работи тя. Ефектът е, че работодателят демонстрира дължима грижа – за прозрачност към служителите относно функционирането ѝ и за установимост на съответствието ѝ с нормативните изисквания при проверка.

Втората разписва доброволността и правото на хартия: как се дава и как се оттегля изричното съгласие за електронна комуникация, с изрично записване, че работодателят няма право да откаже приемане или издаване на документ на хартиен носител. Ефектът е улеснена защита срещу твърдение за дискриминация и/или ограничаване на достъпа на служителя до собственото му досие.

Третата приравнява електронния подпис на саморъчен за целите на трудовото правоотношение. Ефектът се вижда, когато например служител оспори авторството на молба за отпуск или на предизвестие само поради това, че са подписани от него с електронен, а не със саморъчен подпис.

Може ли служителят да настоява за хартия?

Може, и това право не подлежи на ограничаване. Правото на хартиен носител остава независимо от това колко добра е системата ви и колко е струвала. Съгласието за електронни изявления може да се оттегли по всяко време, без служителят да дължи обосновка.

Практическата последица е, че електронното досие не премахва хартиения процес, а го свежда до изключение.

Санкцията наказва лошата система, а не липсата на система

Неспазването на императивните изисквания на Наредбата се третира като нарушение на трудовото законодателство на осн. чл. 414, ал. 1 от Кодекса на труда, като контролът е възложен на Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда”. Имуществената санкция или глобата за работодателя е от 1 500 до 15 000 лв., а глобата за виновното длъжностно лице – от 1 000 до 10 000 лв.

Освен глоба контролните органи могат да дават и задължителни предписания. Могат да задължат работодателя да внедри липсваща функционалност, например двуфакторната идентификация или квалифицираните времеви печати. Могат да спрат процедури, които не отговарят на изискванията за проследимост и цялост. Могат да разпоредят коригиране на вече допуснати грешки в електронното съхранение.

Административнонаказателната отговорност би следвало да се активира само когато работодателят е избрал да упражни правната си възможност, но не спазва изискванията на Наредбата за функционирането, съхранението и обмена на данни. Тъй като изграждането на система за електронно трудово досие не е задължително, размяната на електронни изявления извън такава система не би следвало да съставлява нарушение на Наредбата и не подлежи на санкциониране по този ред.

Оттук следва вероятно неочакваният за мнозина извод, че наполовина построената система е по-рискова от липсващата.

Имейлът има правна сила и без изградена система?

Остава въпросът от началото. Длъжен ли е работодателят да изгради цялата система, за да води електронна комуникация със служителите си и тя да значи нещо.

Макар да няма константна съдебна практика по въпроса, Върховният касационен съд е имал повод да даде разяснения в Определение № 2074 от 21.04.2026 г. по гр. д. № 4936 / 2025 г. на Върховен касационен съд, 3-то гр. отделение. ВКС е приел, че при липса на изградена информационна система по Наредбата приложение намира общият режим на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. Кореспонденцията по имейл между работодател и служител има правно значение, което се преценява по този закон.

Заключението: изборът е между два правни режима

Информационната система за електронно трудово досие не е задължителна. Ако решите да я въведете, изискванията на Наредбата се прилагат в пълния си обем и се проверяват от инспекцията по труда, а правилникът за вътрешния трудов ред е мястото, където системата намира своята подробна уредба. Ако решите да не я въвеждате, електронната комуникация със служителите не се приравнява на правно нищо – тя се преценява по общия режим на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.

Не всяка електронна размяна на документи е електронно трудово досие, но всяко електронно трудово досие трябва да отговаря на нормативните правила. Ако изпращате трудови документи по имейл, през HR платформа или през специализирана система, важно е да знаете в кой правен режим попадате, на какви изисквания трябва да отговаря системата Ви и какви доказателства ще имате при спор. Пишете ни за преглед на процеса и оценка дали текущата ви практика е правилно документирана и защитима.

Този материал има информативен характер и не представлява правен съвет. За конкретния Ви случай се консултирайте с адвокат. Практиката по прилагането на Наредбата е ограничена; изложеното стъпва на текста на Кодекса на труда, на Наредбата и на цитирания акт на Върховния касационен съд.