Кои онлайн магазини трябва да подават информация пред НАП от 1-ви юли?

Какви задължения имаме пред НАП, ако изберем алтернативен режим на отчитане на неприсъствени плащания

На 1-ви юли НАП обяви, че онлайн търговците, които са избрали алтернативен режим на отчитане на неприсъствени плащания с карти, ще могат да подават онлайн информация чрез електронния портал на НАП.  

Тъй като повечето електронни магазини предлагат възможност за плащане онлайн с карта, веднага възникнаха много въпроси – трябва ли всички да подават месечна одитна информация в НАП, какво представлява този алтернативен режим и какви нови задължения предвижда Наредба Н-18?  

В настоящата статия ще отговорим на тези и още от най-често задаваните въпроси. 

Какво представлява алтернативният режим за отчитане на продажби? 

С промените на ЗДДС от 2019 година беше въведена възможност при неприсъствени плащания с платежни карти в електронни магазини да не се издава касов бон.  

Съгласно чл.  118 ал. 3а от ЗДДС в случаите на неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта по продажби/доставки на стоки или услуги се допуска вместо фискален или системен бон да се издава и предоставя на получателя по електронен път документ за продажбата, който не е издаден от фискално устройство от одобрен тип (ФУ) или от одобрена интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (ИАСУТД). 

Изискванията към този електронен документ – неговото съдържание, начин за издаване, както и задълженията за предоставяне на данни към НАП са уредени с новите изменения на Наредба Н-18.  

Това означава, че търговци, които използват средства за неприсъствено плащане на електронния си магазин, могат да избират между два алтернативни начина за отчитане: 

1. издаване на касов бон от одобрено фискално устройство по общия ред; 

1. издаване на електронен документ с определени задължителни реквизити при условията на Наредба Н-18.  

Именно втората възможност представлява алтернативният режим за отчитане на продажби, за който се отнасят специалните задължения за отчитане и предоставяне на информация пред НАП.   

Моят магазин прави ли „неприсъствени плащания с карта“? 

Според законовата дефиниция в § 1, т. 96 от допълнителните разпоредби на ЗДДС: 

Неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта е заплащане чрез платежна операция, инициирана по интернет и осъществена чрез софтуерно идентифициране на кредитна или дебитна карта или друг картово базиран платежен инструмент от виртуално терминално устройство ПОС (Virtual POS Terminal) без физическо прочитане на картата и без едновременното физическо присъствие на продавача и купувача по продажби, при които предоставянето на стоките или услугите става на място, различно от търговския обект на търговеца. 

С други думи – това са всички случаи, в които потребителите на електронен магазин могат да платят за стоките или услугите онлайн с карта. Ако приемате плащания с Visa, Mastercard и т.н. чрез системата на Борика или пък чрез виртуален ПОС терминал на някоя банка, значи приемате неприсъствени плащания с карта.  

Важно е да отбележим, че неприсъствените плащания с дебитна или кредитна карта не са изключение по чл. 3 от Наредба Н-18 и за търговците важи задължението да се регистрират като електронни магазини. 

Кога мога да използвам алтернативния режим? 

Ако електронен магазин приема неприсъствени плащания с карта, съгласно чл. 3 ал. 17 от Наредба Н-18, той може да отчита продажби и чрез документ за регистриране на продажбата, при спазване на още 3 условия:  

1. софтуерът за управление на продажбите в електронния магазин трябва да:  
   • генерира уникален номер на всяка регистрирана поръчка за закупуване на стока/услуга;  
   • осигурява пълнота и интегритет на създаваните при използването му данни;  
   • осигурява еднозначна автентификация на потребителите/операторите при работа с него; 
   • когато софтуерът представлява модул от софтуер, останалите модули не могат да имат дублираща функционалност за управление на продажбите или функционалност, целяща заобикаляне на изискванията на наредбата;
2. за извършваните продажби чрез неприсъствени плащания с карта, търговецът не приема други плащания, които изискват издаването на фискален/системен бон;
3. чрез софтуерът по т. 1 не управляват други продажби, извън продажбите по т. 2. (т.е. електронният магазин не е фиктивен). 

Какви са задълженията ми пред НАП, ако използвам алтернативния режим? 

Търговците, които отговарят на изискванията на чл.3 ал. 17 от Наредба Н-18 и искат да използват алтернативния режим трябва да: 

1. Подадат през електронния портал на НАП информация за използваните доставчици на платежни услуги; платежните сметки, по които се получават плащанията по извършваните продажби; номерата на използваните виртуални ПОС; информация относно софтуера на електронния магазин.
2. Подават за всеки календарен месец към НАП стандартизиран одиторски файл, съдържащ, информация за направените в електронния магазин поръчки, по които са извършвани доставки на стоки/услуги през месеца. Файлът е в XML формат, съгласно приложение №38 от наредбата, и се подава от 1 во до 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася.

От кога трябва да подавам месечни одиторски файлове? 

През месец юли услугата в електронния портал на НАП“Подаване на стандартизиран одиторски файл от лицето по чл. 3, ал. 17 от Наредба №Н-18/13.12.2006 г.” ще е тестова, като реални данни ще могат да подават от 1-ви август 2020.  

Отнасят ли се за мен новите задължения на Наредба Н-18? 

Допълнителните задължения за подаване на месечен одиторски файл и информация за използваните виртуални ПОС терминали възникват само за търговците, които едновременно:  

1. приемат неприсъствени плащания с карта,
2. отговарят на допълнителните изисквания по чл. 3 ал. 17 от Наредба Н-18 и
3. са избрали да се възползват от алтернативния режим, т.е. не издават касов бон за продажбите, платени с карта.

Това означава, че ако един търговец приема неприсъствени плащания с карта, но за тях издава касов бон и не иска да използва алтернативния режим за отчитане, за него тези нови задължения не се отнасят.