Работа от разстояние – какво трябва да знаят работодателите?

Извънредното положение принуди много работодатели да посегнат към работата от дистанция. Какви са предизвикателствата и техните решения? 

С приемането на Решението на НС от 13-ти март за обявяване на извънредно положение в страната много български бизнеси предпочетоха да намалят риска от разпространението на заразата сред служителите си и преминаха на „дистанционна работа“ („работа от разстояние“). Тази опция съществуваше и от преди в българското право като форма за организиране на работния процес на работодателя чрез използване на информационни и телекомуникационни средства, позволяващи изнасянето на работата извън неговите помещения (чл.107з и сл. от КТ). Това обикновено е домът на служителя, но може да бъде и т.нар. „изнесен офис“ на определена локация, различна от обичайното място на работа. 

Това фактическо положение беше правно утвърдено, когато със Закона за мерките и действията по време на извънредното положение (ЗМДВИП) се измени Кодекса на труда („КТ“), като се даде възможност на работодателят едностранно със своя заповед да възложи на своите служители надомна работа или работа от разстояние (чл.120б от КТ). От тогава до сега до нас достигат въпроси от работодатели, свързани с прилагането на правилата за работа от разстояние, на които ще отговорим за нашите читатели.  

Каква е разликата между работа от разстояние и надомна работа?  

Основната характеристика на работата от разстояние е, че се съчетава с използването на информационни технологии, както и с това, че преди изнасянето й е била или би могла да бъде извършвана в помещенията на работодателя. Т.е. това е същата работа, която с помощта на компютър може да се върши, вместо в офиса – от дистанция у дома или на друго място. Това са всички съвременни професии, които се работят на компютър и работодателят е осигурил техническа възможност и условия на служителя да достъпва виртуалното си работно място от вкъщи. 

За разлика от нея, надомната работа е такава, при която работникът изработва стоки/услуги в дома си, без да използва средства за дистанционна работа.  Той си самоорганизира работното време и обикновено работи със свои средства за производство, като от него най-често се очаква трудов резултат. Отношенията много наподобяват договор за изработка и такива например са работници, които шият продукция от вкъщи.   

Ето някои основни прилики и разлики 

Как става възлагането на работа от разстояние? 

Работата от разстояние следва да се възложи със заповед на работодателя (чл.120б, ал.2 от КТ), в която се определя мястото на работа и условията, при които ще се извършва тя.  

Мястото на работа може да е домът на служителя или друго място. Възможно е да се определи и хибрид, при който в заповедта се определят условия, при които работникът може при определени обстоятелства да работи и от офиса (чл.107з, ал.6 от КТ). 

Условията за работа си остават същите като по трудовия договор, включително и работното време, но трябва в заповедта на работодателя да се уредят въпроси, свързани с техническото и организационно обезпечаване на работното място, като: 

• работно, техническо и друг вид оборудване на работното място  
• задължения и разходи по поддръжката му  
• условия за доставка, подмяна и поддържане на оборудването  
• възможност за придобиването на отделни елементи от оборудването от работника  

По принцип осигуряването на техническото оборудване за работа от дистанция (хардуер, софтуер, достъпи до информационни системи и т.н.) е отговорност и за сметка на работодателя. Възможно е използването на оборудване на работника, но само със съгласието му (чл.107и, ал.5 от КТ).  

Правила за поведение при работа от разстояние 

Преминаването в режим на дистанционна работа не отменя по никакъв начин дисциплинарните и други задължения на работника, съгласно трудовия кодекс (чл.107п от КТ). Работодателят осигурява предварително писмена информация на работника или служителя за отговорността и санкциите при неспазване на установените правила и изисквания, в т.ч. за защита на служебните данни, която е неразделна част от индивидуалния му трудов договор. (чл.107и, ал.7 КТ). Тази информация може да бъде предоставена и чрез електронни средства като част от информационната система на работодателя/електронното трудово досие на работника (чл.128б, ал.2 КТ). Това са стандартните “Правила за работа от дистанция” или други подобни инструкции, които работодателите поддържат или създадоха сега специално за случая подобни раздели в информационните си системи. 

Служителите, работещи от разстояние продължават да са задължени да спазват досегашното си работно време (чл.107л, ал.1 КТ), като имат свободата да определят сами почивките си, стига да са на разположение във времето, в което работодателят и неговите търговски партньори са в комуникационна връзка (чл.107л, ал.3 КТ). Изпълнението на работното време се отчита по форма, определена от работодателя, като работникът носи отговорност за верността на данните, които попълва (ал.5). 

Извън пряката си работа работникът или служителят може да ги използва в рамките на разумното и добрите нрави. Като работодателят трябва да съобрази възможността за личното ползване при изпълнение на задължението си за защита на личните данни на служителя. При настъпване на повреда в оборудването или срив в използваните информационни и/или системи за комуникация работникът е длъжен незабавно да сигнализира работодателя по предварително уговорени ред и начин (чл.107и, ал.4 и 6 КТ). 

Доказване на дисциплинарни нарушения 

Ясно е, че един от най-големите проблеми на работата от дистанция е неефективността на работодателския дисциплинарен контрол. Липсата на възможност за интензивно наблюдение, съчетана с необходимостта от запазване на неприкосновеността на личния живот на работника, както и други социални фактори, създават многобройни рискове за извършване на нарушения на трудовата дисциплина. Да посочим най-характерните: 

• неспазване на работните процеси/некачествена работа (чл.187, ал.1,т.3 и 4 КТ) 
• неуплътняване на работното време (чл.187, ал.1, т.1 КТ) 
• злоупотреба с доверието на работодателя и разкриване на поверителни сведения (чл.187, ал.1, т. 8 КТ) 
• неправилна експлоатация на предоставената техника от работодателя 

• други задължения, посочени в Правилника за вътрешния ред или Правилата за работа от дистанция в компанията  

За всички тези простъпки, както и за всички останали дисциплинарни нарушения, работникът носи дисциплинарна и имуществена отговорност пред работодателя, но въпросът е как се доказват те? 

Разбира се, хипотезата, при която работодателят инспектира и проверява служителите си по домовете им е неприложима, особено по време на извънредно положение и епидемия от заразен вирус. Практически възможното е следене и събиране на доказателства от дистанция – чрез информационни и комуникационни средства. 

Така, например, неспазването/неуплътняването на работното време може да се установява със системи за следене на поведението на служителя на работния компютър в рамките на работния ден. Може да се следи дали и в каква пропорция се посещават/ползват продуктивни или непродуктивни сайтове/приложения. 

Достъпването и разкриването на поверителна информация може да се следи чрез логове за достъп до информационните системи на работодателя, както и системи за проследяване на входящата и изходящата кореспонденция на служителите. 

Следването на работните процеси може да се осигури чрез специфични функции на софтуера на работодателя, които сравняват работните стъпки на работника с установен стандарт (workflows/checklists).  

Всички тези системи оставят електронни следи, които могат да бъдат събрани и обезпечени от работодателя и да служат като електронно доказателство (веществено) както в едно дисциплинарно производство, така и в съдебно такова. 

Разбира се, не трябва да се прекалява с навлизането в личното пространство на работниците. Системите за следене трябва да извършват дейности по обработка на личните данни на служителите, които са пропорционални на преследваната цел – съблюдаване на трудовата дисциплина. Само при това положение, те ще бъдат законосъобразни и основани на легитимния интерес на работодателя – чл.6, пар.1, б. е) ОРЗД. 

Нещо повече – работодателят трябва да е изготвил процедура, която описва мерките и дейностите за контрол на достъпа, трудовата дисциплина и работното време, която да е съобщена на работника – чл.25и ЗЗЛД. 

Заключение

 Работата от дистанция не е нещо ново за българския трудов пазар. В последните седмици тя се наложи да бъде въведена ударно, поради необходимостта от опазване на здравето и живота на служителите и въобще населението в България. Не се знае колко време ще продължи извънредното положение и дори след края му дистанционната работа може да запази своята популярност. 

Тя определено си има своите предимства, но всички работодатели трябва да са наясно, че има и своите тежести. Нашият съвет е регулациите да бъдат правилно осмислени и приложени, за да се запази интереса на работодателя и служителите.