Прилага ли се срокът за съхранение на разплащателни ведомости и за свързаните трудови документи?
Сред професионалните кръгове в България е широко разпространено мнението, че работодателите трябва да съхраняват цялото трудово досие за срок от 50 години. Безспорно този срок се отнася за разплащателните ведомости, но законът мълчи относно останалите трудови документи, свързани с осигурителните права. Неяснотата кара работодателите да пазят цялото досие, за всеки случай. Този подход обаче може да представлява проблем от гледна точка защита на личните данни – необходимо е основание, за да могат да бъдат обработвани трудови данни за период от 50 години. И това основание не би следвало да води до риск от прекомерно навлизане в личния живот на съответния субект
Официалното мнение на компетентните органи – НОИ, Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) и Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) е, че трудовите досиета трябва да се съхраняват заедно с разплащателните ведомости – до 50 години от прекратяване на трудово правоотношение. Ние считаме, че тяхното становище не отчита основни принципи на уредбата за защита на личните данни и в никакъв случай не премахва съмненията в тълкуването на законодателните разпоредби, които уреждат този проблем.
Какво казва (и премълчава) законът за трудовите досиета?
Законът за счетоводството (ЗСчет) е категоричен – ведомостите за заплати трябва да се съхраняват за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят (чл.12, ал.1, т.1). Съгласно чл. 12 чл. 4 от ЗСчет и чл.5 ал.10 от Кодекса за социално осигуряване (КСО), в случай на прекратяване на предприятието без правоприемник, всички разплащателни ведомости се предават в НОИ. Според Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. и чл.5 ал.10 КСО, в тази хипотеза към ведомостите се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения и други. Макар да не е казано изрично се подразбира, че става дума за тези документи, чрез които се установяват фактите в разплащателните ведомости. Т.е. – на практика цялото трудово досие за целия период, през който съответния служител е получавал заплата и е бил осигуряван от едно предприятие.
Нито в КСО, нито в Инструкцията обаче е пояснено дали става дума за предаване на текущите трудови досиета (т.е. тези по непрекратени трудови правоотношения) или за осигурителя съществува задължение да пази всички гореизброени трудови документи в рамките на срока за съхранение на самите ведомости и след прекратяване на трудовото правоотношение. Т.е. – ако някой е работил при нас 30 години, след което се е пенсионирал, трябва ли да съхраняваме още 50 години трудовия му договор, докато не изминат 80 години от сключването му?
Какво казват държавните институции?
Поради празнотата в закона, поискахме от НОИ, Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) и Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) становище на въпроса „Следва ли да се съхраняват всички относими трудови документи, наред с разплащателните ведомости, за срок от 50 години след прекратяване на трудовото правоотношение?“. И, ако да – „Противоречи ли това задължение на принципа за минимизиране на данните, съгласно Общия регламент за защита на данните (GDPR)?”.
Отговорите на ДАА и НОИ тълкуват систематично горепосочените норми, без да надграждат анализа със съображения за защита на личните данни. Според техните становища намерението на законодателя е именно всички трудови документи, свързани с осигурителни права, да бъдат съхранявани заедно с разплащателните ведомости за период от 50 години след изплащане на последната заплата.
Становището на КЗЛД също не успя да надгради анализа на другите две институции и да предложи аргументация на продължителността на законовоопределените срокове. В отговора си Комисията единствено потвърждава становищата на ДАА и НОИ като лаконично допълва, че съхранението на трудовите документи е законосъобразно и пропорционално с оглед осъществяването на осигурителните права на гражданите.
Какво е нашето мнение?
Становищата на държавните институции са бедни на аргументи, свързани със защитата на личните данни на субектите. Считаме, че едно такова тълкуване на чл.5, ал.10 КСО като задължение на работодателя за съхранение на трудовите досиета на работниците за срока на съхранение на ведомостите за заплати по чл.12, ал.1, т.1 и ал.4 ЗСчет, противоречи на основни принципи и разпоредби на GDPR:
- На първо място трябва да кажем, че никъде в чл.5, ал.10 от КСО, нито в Инструкцията, е посочено дали правилото за предаване на документи от трудовото досие се отнася само за текущите трудови правоотношения или за всички такива, по които са плащани заплати 50 години назад. Нищо в тази норма или в целта на закона не налага тя да се тълкува разширително. Напротив, би следвало като публично-правна норма да се тълкува ограничително.
- Също така, това тълкуване е в противоречие с принципа за ограничаване на обработването, в зависимост от конкретната цел – чл.5, пар.1, б. „б)“ и Общия принцип за минимизиране на данните – чл.5, пар.1, б.“в)“ ОРЗД:
- Съгласно чл.5, ал.12 КСО, ведомостите за заплати се използват за изчисляване на пенсии.
- За какво тогава се използват останалите документи по чл.5, ал.10 и Инструкцията по чл.5, ал.13? Необходимо ли е за изчисляване на пенсиите да се съхраняват 50 години всички тези документи?
- Съгласно чл.5, пар.1, б. „б)“ от GDPR личните данни се събират и обработват за предварително определена конкретна цел;
- А когато данни се обработват на основание изпълнение на закон чл.6, пар.1, т.3 GDPR, в закона трябва да е посочена целта, тя да е оправдана, а обработването на данните да е пропорционално на тази цел (съобр. 45 и чл.6, пар.3 GDPR);
- Съгласно принципа на минимизиране на данните – чл.5, пар.1, б.“в)“ GDPR, те трябва да се обработват дотолкова, доколкото изпълнението на целите го налага. Дори и да приемем, че целта на съхранението на документите и данните по чл.5, ал.10 КСО също е изчисляване на пенсии, съгласно чл.5, ал.12 КСО, то можем ли да приемем, че тези документи са необходими за изпълнение на целта? Не могат ли пенсиите да се сметнат само на базата на ведомостите за заплати и останалите данни, които НАП и НОИ получават ежемесечно от работодателя под формата на декларации за дължими осигуровки?
3. В случаите, в които в документите по чл.5, ал.10 и Инструкцията се съдържат медицински данни (напр. при прекратяване на трудово правоотношение, поради болест – чл.325, ал.1, т.9 КТ), съхранението им при настоящата уредба за срок от 50г. би противоречало на следните разпоредби от GDPR, свързани с основанието за обработване на данните:
- Изключението по чл.9, пар.2, б „б)“ GDPR би следвало да не е приложимо, тъй като не са предвидени достатъчно гаранции за правата на субектите
- Ако счетем, че основанието на обработването е необходимо за целите на архивирането в обществен интерес по чл.9, пар.2, б. „й)“ GDPR, то можем ли да кажем, че съхранението в срок от 50 години на цялото трудово досие на всички служители в едно предприятие е „пропорционално на преследваната цел, зачита същността на правото на защита на данните и предвижда подходящи и конкретни мерки за защита на основните права и интересите на субекта на данните.“? Очевидно не.
Какъв е изводът?
Въпросът, основателно и пропорционално ли е всички документи в трудовото досие да бъдат съхранявани за срок от 50 години след прекратяване на ТПО, наред с разплащателните ведомости, следва да бъде разгледан от институциите по-задълбочено. Тяхното тълкуване се основава единствено на осигурителното и счетоводното законодателство в момента, но следва да бъде преосмислено от гледна точка принципите за обработване и за защита на личните данни. De lege ferenda следва да се уреди по ясен начин в Кодекса на труда отделен по-кратък срок за съхранение на трудовото досие, за да бъде преустановена практиката обработването му да бъде неразделно свързано с разплащателните ведомости.
Естествено, до тогава, не можем да посъветваме нашите клиенти и читатели да изповядват практики, които влизат в разрез с официалните инструкции на институциите, колкото и да не сме съгласни с тях. Вероятно, съхранението на целите трудови досиета за 50 години след прекратяване на ТПО ще продължи, докато не се премахнат категорично всички неясноти в уредбата.
